Contra la simplicidad administrativa

Nos llegó hace unos días al buzón de nuestro correo electrónico este artículo de queja que es un callado lamento en las escuelas, un claro ejemplo de lo que no habría que hacer, contrario a los postulados que aquí se mantienen de coordinación entre administraciones, simplicidad, eficacia y productividad administrativa. Al parecer se pretende que los horarios del profesorado, ya introducidos en la plataforma Séneca se vuelquen uno a uno, tecla a tecla en una hoja de cálculo flamante con más de 3 folios de instrucciones para su confección.

Lástima que no se cotejen procedimientos administrativos y que cada unidad, servicio o negociado de la administración educativa andaluza no tengan siempre presente que de nada sirven sobrecargas a las escuelas. Nuevas trabas y requisitos administrativos que ya tienen realizados y que sólo consiguen lo que no pretenden: entretener a los equipos y desviarlos de su auténtica misión pedagógica.

Hay temas en nuestras propuestas de mejora urgente de la administración educativa: la ineficacia de Séneca, una aplicación para la gestión de centros educativos andaluces que tiene muchas virtualidades pero adolece de adherencias que se podrían eliminar fácilmente. Nos se debe tolerar en concreto: que esta aplicación no permita actualizar con flexibilidad el Plan de Centro, firmar digitalmente las funciones tutoriales -que otras veces se ha hecho-, que se llegue, como nos tememos, a duplicar la información en una Memoria Informativa de confección anual que sólo repite lo ya introducido, sobrecargarnos de tareas innecesarias y el desconocimiento detallado de algunos planes y proyectos. Ni que decir tiene el retraso en las reparaciones e instalaciones primeras de ESCUELA TIC 2.0.

En muchos directivos se refleja el desconcierto y la desazón que produce una evidente falta de coordinación administrativa, precisamente aquello que se manifiesta en los principios contenidos en el Artículo 3 de la Ley de procedimiento administrativo que me permito reproducir:

Artículo 3. Principios generales.

1. Las Administraciones públicas sirven con objetividad los intereses generales y actúan de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la Constitución, a la Ley y al Derecho.

 

 

Igualmente, deberán respetar en su actuación los principios de buena fe y de confianza legítima.

 

 

2. Las Administraciones públicas, en sus relaciones, se rigen por el principio de cooperación y colaboración, y en su actuación por los criterios de eficiencia y servicio a los ciudadanos.

Hay asociaciones de Directores de Infantil y Primaria, como ASADIPRE, @asadipre, que son una fuente inagotables de ideas y críticas constructivas expresadas a través de sus foro de formación Magister, que se está desaprovechando. Es una Asociación con directores y directoras que sólo intenta de “buena fe” mejorar la escuelas públicas andaluzas y que no cuenta siempre con los respaldos, “la confianza legítima” y los recursos suficientes para llevarlo a cabo. Tarde o temprano caeremos en la cuenta del enorme potencial y talento de estos directivos y su capacidad de transformación en sus centros.

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Automatización de tareas burocráticas

El principio de efectividad sobre el que se ha hablado en principios de la Revolución positiva es la facultad de planificar cualquier actividad y hacerla realmente poniendo todos los medios admisibles, que estén a nuestro alcance está a veces poco explotado en las organizaciones. Como hemos dicho, se obtiene una plena satisfacción en la consecución de logros y en la medida que evolucionamos con efectividad, las tareas se simplifican cada vez más.

La automatización de tareas repetitivas puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo y claro está permite dedicarse con mayor profundidad a las tareas de las cuadrante II (Ver Gestión de 4ª generación). La creación de procesos automáticos puede requerir un paulatino uso de lo informática en nuestra gestión, aunque cada día hay más aplicaciones locales u online que lo hacen más fácil. Por ejemplo, el paso de un correo a una tarea y de ahí a un evento en el calendario  virtual deberían de ser tarea común. Ello ahorra incontables anotaciones de la misma tarea pendiente aún de ejecutar al 100%.

Agendas tipo “outlook” deberían utilizarse por ello con más profusión. También las posibilidad de agendas online para los calendarios y compartirlos así para hacerlos más cómodos de usar y que los demás a quienes afecte se sientan corresponsables del plan previsto. Eventos periódicos que se pueden programar con una determinada frecuencia. Rutinas que pueden hacer más cómodo y seguro el día a día y tareas programadas en el marco de la semana, así se consigue una flexibilidad mayor en la puesta en práctica de la programación que prepara también el amplio margen para los imprevistos que frecuentemente surgen en los centros. En cualquier caso, el grado de incertidumbre que genera la improvisación se debería ir reduciendo en las direcciones o al menos las herramientas con las que nos enfrentamos a ella, considerándola parte del proceso de planificación en los centros, pero a la vez con una distorsión de la ordenada labor diaria.

La gestión y desarrollo de los proyectos de centro podría desarrollarse mediante cuadros o diagramas de Gantt que nos ayuden gráficamente a constatar el reparto de los trabajos y tareas, del liderazgo y la responsabilidad. Son métodos sencillos que ayudan en la organización escolar desde la asunción de acuerdos y la participación en los distintos foros. Estos mecanismos: distribuyen los paquetes de trabajo, los recursos, asignan y confieren responsabilidades, marcan los tiempos en los que las distintas tareas se llevarán a cabo y evalúan mediante indicadores lo diseñado con anterioridad. Este método no hace sino indagar en el continuo proceso de distribución del liderazgo y en compartir responsabilidades en las complejas escuelas de hoy. La participación, la libertad y la responsabilidad deberían ser  valores en alza que ayuden a movilizar educativamente la institución.

Otro medio imprescindible para mejorar nuestra práctica directiva son el uso inteligente de las normas y la creación de protocolos o procedimientos eficaces y fáciles de asumir, muchos de ellos ya están resueltos o inventados. Las normas facilitan un marco de actuación que asegura o por lo menos pretende que se hagan lo que se proyecta. Un uso sensato de las mismas pasa por establecer unos protocolos de actuación claros que se basen en ellas. Asociativamente, en grupo con otros compañeros, se pueden conseguir mejoras eficaces para un determinado protocolo y hacer las actuaciones pertinentes válidas para nuestro centro. Se contribuye a desarrollar y engrasar así el proceso de actuación. Con la práctica y experimentación de los procedimientos, conseguiremos una mayor institucionalización de los cambios, que pueden resultar difíciles de admitir en las etapas iniciales. Cuanto antes se automaticen más seguros estaremos.

Pero, ¿qué otros “automatismos” y “dispositivos” podríamos emplear para que las tareas más rutinarias dejaran un tiempo de oro y una dedicación más exclusiva a las tareas del cuadrante II? Como ya se ha dicho era el que se relacionaba con una gestión de 4ª generación en la organización del tiempo escolar. Veamos a continuación una relación de las mismas

  1. Disponer de correos electrónicos y teléfonos de contacto del profesorado a principio de curs
  2. Convocatorias de órganos colegiados con el orden del día estudiado y dispuestas para usar de un año para otro. Reutilizando así lo ya producido
  3. Un orden del día que distribuye claramente el tema y quién los presenta. También genera expectativas de los lo logros que se pretenden.
  4. Proceder según ciertos rituales de los actos administrativos y en las relaciones de los órganos colegiados: preámbulos que sitúen los temas y predispongan al profesorado para asumir las tareas asignadas, agradecimientos, etc
  5. Combinaciones de correspondencia y etiquetado.
  6. Las redes sociales para la gestión de los compromisos adquiridos.
  7. Google y otras herramientas de compartir tareas online.
  8. La página del colegio.
  9. La sostenibilidad en la reutilización y el reciclado de los documentos.
  10. La aplicación Séneca y sus virtualidades para la exportación de datos
  11. Herramientas de sindicación páginas determinadas, como puedan ser la de novedades en la Consejería o blogs.
  12. Procesos de intercambio de documentación e ideas y uso de las plataformas y foros que hay a nuestro alcance.