Publicado en automatización, burocracia, gestión 4ª generación, productividad, transparencia

Automatización de tareas burocráticas

El principio de efectividad sobre el que se ha hablado en principios de la Revolución positiva es la facultad de planificar cualquier actividad y hacerla realmente poniendo todos los medios admisibles, que estén a nuestro alcance está a veces poco explotado en las organizaciones. Como hemos dicho, se obtiene una plena satisfacción en la consecución de logros y en la medida que evolucionamos con efectividad, las tareas se simplifican cada vez más.

La automatización de tareas repetitivas puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo y claro está permite dedicarse con mayor profundidad a las tareas de las cuadrante II (Ver Gestión de 4ª generación). La creación de procesos automáticos puede requerir un paulatino uso de lo informática en nuestra gestión, aunque cada día hay más aplicaciones locales u online que lo hacen más fácil. Por ejemplo, el paso de un correo a una tarea y de ahí a un evento en el calendario  virtual deberían de ser tarea común. Ello ahorra incontables anotaciones de la misma tarea pendiente aún de ejecutar al 100%.

Agendas tipo “outlook” deberían utilizarse por ello con más profusión. También las posibilidad de agendas online para los calendarios y compartirlos así para hacerlos más cómodos de usar y que los demás a quienes afecte se sientan corresponsables del plan previsto. Eventos periódicos que se pueden programar con una determinada frecuencia. Rutinas que pueden hacer más cómodo y seguro el día a día y tareas programadas en el marco de la semana, así se consigue una flexibilidad mayor en la puesta en práctica de la programación que prepara también el amplio margen para los imprevistos que frecuentemente surgen en los centros. En cualquier caso, el grado de incertidumbre que genera la improvisación se debería ir reduciendo en las direcciones o al menos las herramientas con las que nos enfrentamos a ella, considerándola parte del proceso de planificación en los centros, pero a la vez con una distorsión de la ordenada labor diaria.

La gestión y desarrollo de los proyectos de centro podría desarrollarse mediante cuadros o diagramas de Gantt que nos ayuden gráficamente a constatar el reparto de los trabajos y tareas, del liderazgo y la responsabilidad. Son métodos sencillos que ayudan en la organización escolar desde la asunción de acuerdos y la participación en los distintos foros. Estos mecanismos: distribuyen los paquetes de trabajo, los recursos, asignan y confieren responsabilidades, marcan los tiempos en los que las distintas tareas se llevarán a cabo y evalúan mediante indicadores lo diseñado con anterioridad. Este método no hace sino indagar en el continuo proceso de distribución del liderazgo y en compartir responsabilidades en las complejas escuelas de hoy. La participación, la libertad y la responsabilidad deberían ser  valores en alza que ayuden a movilizar educativamente la institución.

Otro medio imprescindible para mejorar nuestra práctica directiva son el uso inteligente de las normas y la creación de protocolos o procedimientos eficaces y fáciles de asumir, muchos de ellos ya están resueltos o inventados. Las normas facilitan un marco de actuación que asegura o por lo menos pretende que se hagan lo que se proyecta. Un uso sensato de las mismas pasa por establecer unos protocolos de actuación claros que se basen en ellas. Asociativamente, en grupo con otros compañeros, se pueden conseguir mejoras eficaces para un determinado protocolo y hacer las actuaciones pertinentes válidas para nuestro centro. Se contribuye a desarrollar y engrasar así el proceso de actuación. Con la práctica y experimentación de los procedimientos, conseguiremos una mayor institucionalización de los cambios, que pueden resultar difíciles de admitir en las etapas iniciales. Cuanto antes se automaticen más seguros estaremos.

Pero, ¿qué otros “automatismos” y “dispositivos” podríamos emplear para que las tareas más rutinarias dejaran un tiempo de oro y una dedicación más exclusiva a las tareas del cuadrante II? Como ya se ha dicho era el que se relacionaba con una gestión de 4ª generación en la organización del tiempo escolar. Veamos a continuación una relación de las mismas

  1. Disponer de correos electrónicos y teléfonos de contacto del profesorado a principio de curs
  2. Convocatorias de órganos colegiados con el orden del día estudiado y dispuestas para usar de un año para otro. Reutilizando así lo ya producido
  3. Un orden del día que distribuye claramente el tema y quién los presenta. También genera expectativas de los lo logros que se pretenden.
  4. Proceder según ciertos rituales de los actos administrativos y en las relaciones de los órganos colegiados: preámbulos que sitúen los temas y predispongan al profesorado para asumir las tareas asignadas, agradecimientos, etc
  5. Combinaciones de correspondencia y etiquetado.
  6. Las redes sociales para la gestión de los compromisos adquiridos.
  7. Google y otras herramientas de compartir tareas online.
  8. La página del colegio.
  9. La sostenibilidad en la reutilización y el reciclado de los documentos.
  10. La aplicación Séneca y sus virtualidades para la exportación de datos
  11. Herramientas de sindicación páginas determinadas, como puedan ser la de novedades en la Consejería o blogs.
  12. Procesos de intercambio de documentación e ideas y uso de las plataformas y foros que hay a nuestro alcance.
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Autor:

Maestro bilingüe en el CEIP Andalucía de Fuengirola. Director del centro entre los años 2002 y 2016. En 2016 fue seleccionado para un puesto de asesor de Primaria en el CEP Marbella-Coín. Interesado en el liderazgo distribuido y sostenible, los nuevos entornos personales para aprender, las comunidades de aprendizaje y el conocimiento compartido y el debate. Pertenece a la Asociación Andaluza de Directores ASADIPRE, donde ha ejercido de secretario general y presidente provincial de esta asociación en Málaga. Contribuye a la formación de las direcciones escolares de directores, directoras y profesorado en general. @jbjimenez

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